Yhdistys:Pöytäkirjat/2008-11-04
Sisällysluettelo
- 1 Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
- 2 § 11: Kokouksen avaaminen
- 3 § 12: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
- 4 § 13: Pöytäkirjantarkastajien valinta
- 5 § 14: Esityslistan hyväksyminen
- 6 § 15: Avustusten hakeminen yhdistykselle
- 7 § 16: Jaamarille oikeudet tapahtumien hallintaan
- 8 § 17: The Miitin matkakorvaushakemusten hyväksyntä
- 9 § 18: Pikkujoulumiitin glögit ja piparit
- 10 § 19: Sormusprojekti
- 11 § 20: Muut esille tulevat asiat
- 12 § 21: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
- 13 § 22: Kokouksen päättäminen
Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous
Aika: Tiistaina 4.11 klo 20:00
Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
Läsnä: Incánus, Haltiamieli, Samooja, Nova, Nerwen, Mic, Vanamo, Dúnadan, Jaamar
§ 11: Kokouksen avaaminen
Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 20:07
§ 12: Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
§ 13: Pöytäkirjantarkastajien valinta
Haltiamieli ja Mic valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi.
§ 14: Esityslistan hyväksyminen
Sormusprojekti siirrettiin pykälästä §15 pykälään §19, koska Henane ei päässyt paikalle kokouksen alkuun. Muuten esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.
§ 15: Avustusten hakeminen yhdistykselle
Incánus on täyttänyt avustushakemuksen Suomen lasten- ja nuortensäätiölle jotain budjettisummia lukuunottamatta. Incanus lähettää hakemuksen hallituksen jäsenten luettavaksi 5.11. Mahdollisten kommenttien jälkeen hakemus postitetaan.
Keskusteltiin myös mahdollisuudesta hakea muiltakin tahoilta rahaa, mutta koettiin että yhdistys oli vielä liian nuori ja pieni monien muiden avustusta jakavien tahojen listoille. Mikäli vapaaehtoisia löytyy lomakkeita täyttämään, voidaan asiaa kuitenkin harkita.
§ 16: Jaamarille oikeudet tapahtumien hallintaan
Jaamar oli ilmoittanut halukkuutensa mahdollisesti toimia tulevaisuudessa yhdistyksen tapahtumavastaavana ja Samooja on suotunut opastamaan Jaamaria toimenkuvan tehtäviin kuluvan hallituskauden ajalla.
Dúnadan ilmoitti että kaikilla hallituksen jäsenillä on pääsy tapahtumien hallintaan joten oikeuksien anto ei vaadi erillistä hallituksen päätöstä.
§ 17: The Miitin matkakorvaushakemusten hyväksyntä
Koska laskujen maksamiseen tarvitaan oletusarvoisesti kuitti, pitää kaikkien kuitittomien laskujen maksamiseen olla erikseen hallituksen hyväksyntä.
Yhdistys on saanut kaksi matkakorvaushakemusta The Miitin puitteissa. Toinen oli Jaamarilta, jossa laskutettiin ilman polttoainekuittia Petäjäranta – Lappeenranta – Petäjäranta kuljetuksista 20 euroa. Tämän laskun hallitus hyväksyi. Toinen oli Novalta, jossa oli mukana polttoainekuitti. Tässä laskutettiin 52,83 euroa. Myös tämän laskun hallitus hyväksyi.
Henane saapui tämän pykälän käsittelyn aikana paikalle.
§ 18: Pikkujoulumiitin glögit ja piparit
Ehdotettiin, että viime vuoden perinteen mukaisesti yhdistys tarjoaa jäsenilleen pikkujoulumiitissä 5-7.12 ilmaiset glögit ja piparit. Muilta tarjoilusta laskutetaan pieni maksu.
Ehdotus hyväksyttiin ja Samooja tarjoutui vapaaehtoiseksi hoitamaan asiaa.
§ 19: Sormusprojekti
Henane on ollut yhteydessä Lahdessa sijaitsevaan oppilaitokseen, mutta syksyn päättötyöt oli jo aloitettu siellä. Seuraava mahdollisuus saattaa olla kevään päättötyöt joista Henane on lähettänyt 4.11 kyselyn Lahteen. Henanen ehdotuksesta päätettiin selvittää myös Kouvolan oppilaitoksen tilanne ja hinnat.
§ 20: Muut esille tulevat asiat
- Tracon
- STS on ottamassa myyntipöydän Traconista 7.2.2009. Pöydän hinta on 30e seuroilta, joten STS:n kanssa jaetun pöydän hinta olisi 15e. Päätettiin osallistua tapahtumaan, joskin vapaaehtoisia myyjiä ei vielä tässä vaiheessa ilmoittautunut.
- Kersti Juvan muistaminen
- Kersti Juva täytti 60 syyskuun 17.päivä. STS ja Verkkoyhteisö Kontu muistavat häntä lahjalla. Lahjan kustannukset jaetaan Suomen Tolkien Seuran kanssa 50/50. STS maksaa kulut ja laskuttaa Verkkoyhteisö Kontua jälkikäteen. Tähän päätettiin suostua mikäli kustannukset pysyvät kohtuullisina.
- Rismalahden avainten haku
- Samooja ehdotti, että avaimet pyydettäisiin postittamaan hänelle ja hän aikoo olla paikalla mahdollisimman ajoissa lähtemällä matkaan heti aamulla.
- KontuWikin tietosuoja ja vastuuvapauskäytännöt
- Haltiamieli on luonut sivut, joissa todetaan voimassaolevat tietosuojaa ja vastuuvapautta koskevat käytännöt ja lait. Sivut todettiin hyviksi ja julkaisukelpoisiksi.
§ 21: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)
Uusia jäsenhakemuksia oli saapunut, mutta ei jäsenmaksuja joten hakemuksia ei voitu käsitellä.
§ 22: Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21:43