Yhdistys:Pöytäkirjat/2008-02-24

Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: Sunnuntaina 24.2.2008 klo 13:20

Paikka: Osmontie 7A, Vesilahti

Läsnä: Incanus, Haltiamieli, Samooja, Nova, Nerwen, Merri

§ 47: Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Incanus avasi kokouksen klo 13:27

§ 48: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

§ 49: Pöytäkirjan tarkastajien valinta

Haltiamieli ja Nerwen valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi

§ 50: Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan

§ 51: Sormusasia

Sormus päätettiin toteuttaa halvemmalla muottivalutekniikalla noin 27e hintaan. Haltiamieli menee tarkistamaan mallin paikanpäälle. Nerwen ja Haltiamieli hoitavat asiaa eteenpäin 25.2. Sormuksia toimitetaan vain ennakkotilausta vastaan.

§ 52: Konnun ja yhdistyksen IRC-kanavien sijaintikysymykset

Kaikki IRC-kanavat TORnilta ja Freenodelta siirretään Tolkien Gatewaylle ja nykyisestä #kontu kanavasta TG:llä tehdään Konnun virallinen kanava. #kontu kanavan omistajuus siirretään Merriltä puheenjohtajalle ja toissijainen omistajuus varapuheenjohtajalle. Omistajuus poistetaan Merriltä. Siirrot toteutetaan 1.3 ja vanhat kanavat ajetaan alas 31.3. Väliajaksi niihin jätetään otsikkoon tiedote siirrosta. Nerwen hoitaa muutoksesta tiedottamisen sekä yhteydet TORnille. Incanus hoitaa yhteydet Tolkien Gatewaylle.

Tolkien Gatewayn kanavalle annetaan operaattorioikeudet Merrille, Incanukselle, Juspelle, Samoojalle, Haltimielelle, Henanelle sekä Jaamarille.

§ 53: Uuden miittijärjestäjän valinta

Hakemuksia saapui kaksi Jaamarilta ja Henanelta. Keskustelun jälkeen uudeksi järjestäjäksi valittiin Jaamar. Samalla Temppis poistettiin järjestäjäryhmästä.

§ 54: Miitit ja alkoholi

Päätettiin, että miitit ovat sekä aika että paikka. Osallistuja, järjestäjä tai vieras ei saa nauttia alkoholia miittipaikalla, eikä poistua alueelta nauttimaan alkoholia ja palata tämän jälkeen miittialueelle alkoholin vaikutuksen alaisena. Päihteitä hallussaan pitävä tai niitä nauttiva henkilö poistetaan miittialueelta. Jälkiseuraamukset ovat harkinnanvaraisia ja tapauskohtaisia, toistuvista rikkomuksista seuraa miittikielto.

§ 55: Kontuwikin taustatiedot ja tekijänoikeudet

Haltiamieli esitteli asian. Päätettiin että luodaan sivu, jolla kerrotaan että wikin tietojen oikeellisuutta ei taata. Ylläpito ei ole myöskään vastuussa sisällöstä vaan artikkelien kirjoittajat vastaavat itse omista teksteistään. Virheiden ja muiden raportointia varten kerrotaan yhdistyksen postiosoite sekä erillinen sähköpostiosoite kontuwiki@verkkoyhteiso.kontu.info. Osoite ohjataan wikin ylläpitäjille.

Luodaan myös sivu joka käsittelee yksityisyyden suojaa sekä listaa tiedot jotka artikkelien kirjoittajista tallentuu ylläpidon käytettäväksi sekä mitä näillä tiedoilla voidaan tehdä.

Päätettiin, että kysytään lisensointiasiasta käyttäjien mielipidettä Vihreässä Lohikäärmeessä. Vaihtoehdot ovat GFDL-lisenssi ja CC-attrib-nocomm-sharealike. Päätös koskee artikkelien tekstiä. Kuvat ja muut mediatiedostot lisensoidaan aina tapauskohtaisesti.

§ 56: Ehdotus julkisesta bannilistasta

Päätettiin, että bannatun henkilön titteli on “jäähyllä” ja allekirjoitus korvataan syyllä ja bannien ajalla. Nerwen hoitaa myös bannausohjeet Keskuksessa ja Opaskyltissä. Muutos ja ohjeistus toteuteutettu 1.3.

§ 57: Yhdistyksen toimintakertomus 2007 ja toimintasuunnitelma 2008

Toimintakertomuksen viimeinen palautuspäivä on on hallitusten jäsenten osalta 30.4. Puheenjohtaja koostaa toimintakertomuksen 21.6. mennessä. Toimintakertomus kattaa ajan 19.12.2006 – 31.3.2008. Toimintasuunnitelma kattaa ajan 1.4.2008 – 31.3.2009. Sen hallituksen jäsenten osuuden viimeinen palautuspäivä on 17.3.2008.

§ 58: Jäsenrekisterin salassapitosopimukset

Merrillä on pääsy jäsenrekisteriin ylläpitäjän ominaisuudessa. Dunadanilla on pääsy rahastonhoitajan ominaisuudessa sekä Incanuksella on pääsy puheenjohtajan ominaisuudessa. Hathaldirilla on myös pääsy jäsensihteerin ominaisuudessa. Nerwenille annetaan oikeudet jäsenrekisteriin verkkovastaavan ominaisuudessa sovelluksen kehittämisen ja testaamisen johdosta.

Merri ja Nerwen allekirjoittavat salassapitosopimuksen.

§ 59: Seuraavan kokouksen ajankohta

12.3.2008 klo 20:00. Pitopaikka #hallitus @ irc.tolkiengateway.net.

§ 60: Muut esille tulevat asiat

• Lisäpaitojen painattaminen ja suunnitelman muuttaminen:
  • Samasta paikasta ostetaan.
  • Kysytään ladyfitin hintaa.
  • Kysytään hintaa kahdelle painatukselle (kahdessa paikassa näistä: hiha, selkäpuoli, etumus)
  • Kerätään ehdotuksia paitoihin ja muihin tuotteisiin sopivista sloganeista ja mustavalkoisista kuvista. Nerwen hoitaa.
  • Hinnoista tiedot 12.3 kokoukseen mennessä. Nova hoitaa.
• Finncon 2008
  • Nova, Incanus ja Haltimieli liittyvät SPECTREn postituslistalle ja pitävät yhdistyksen hallituksen ajantasalla Suomen fantasia-tapahtumista.
  • Sihteeri ja PJ osallistuvat yhteistyökokoukseen 1.3. Nova ilmoittaa molemmat.
  • Osallistutaan yhteistoimintapöytään.
  • Selvitetään mainoksen hintaa Finncon-lehteen.
• Kersti Juva täyttää syksyllä 60
  • Lahja toteutetaan ja annetaan Suomen Tolkien-seuran kanssa yhteistyössä.
  • Tiedustellaan onko Tolkien-seura aiemmin muistanut Juvaa esim. 50-vuotispäivänä.
  • Pyritään selvittämään onko mahdollista vielä lahja perille henkilökohtaisesti molempien yhdistysten hallitusten toimesta.
• Ensiapulaukku
  • Samooja ja Nerwen selvittävät EA-laukkujen hintaa.
  • Nerwen selvittää Tampereella EA1-koulutuksen hintaa ja pitopaikkaa/ajankohtaa
• beta.kontu.info
  • Merrillä pyörii omalla kotikoneella beta-versio, johon Merri lähettää linkit kaikille hallituksen jäsenille. Tapahtuu 24.2.2008.
• Foorumin muokkaus- ja poistonapit
  • Dunadan muuttaa muokkaus- ja poistonapit ikoneista tekstiksi
• Miittijärjestäjien keskusteluhuone
  • Miittijärjestäjien keskustelut siirretään hallituksen huoneeseen. Mikäli hallituksen huoneeseen tulee suljetusti käsiteltyjä aiheita, tehdään miittijärjestäjille oma huone.

§ 61: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)

2 uutta jäsenhakemusta on saapunut ja molemmat hyväksyttiin.

§ 62: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17:22