Yhdistys:Pöytäkirjat/Vuosikokous 2007

Yleistä

Paikka: Petäjäranta, Luumäki Aika: 28.7.2007 klo 14.00

Kokouksessa olivat läsnä Incánus, Lehtokuusama, Samooja, Dúnadan, Nova, Fica, Miccoh, Satekai, Nessie, Poppy, Vanamo, CAPS, Gandalf_WannaBe, Elemmakil, Minyaleiel, Enriisse, Nerwen, Hathaldir, Penegrine, Haltiamieli, Gilan, Merri ja Meppin.

§ 1: Kokouksen avaaminen

Kokous avattiin klo 14.09.

§ 2: Kokouksen järjestäytyminen

§ 2.1: Kokouksen puheenjohtajan valinta

Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Incánus.

§ 2.2: Kokouksen sihteerin valinta

Kokouksen sihteeriksi valittiin yksimielisesti Lehtokuusama.

§ 2.3: Kokouksen pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta

Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin yksimielisesti Nova ja Elemmakil.

§ 3: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla oli kokouksen alkaessa 22 henkeä.

§ 4: Kokouksen työjärjestyksen hyväksyntä

Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys.

§ 5: Yhdistyksen varallisuus, puolivuotiskertomus ajalle 19.12.2006-28.7.2007

Yhdistyksen puheenjohtaja Incánus esitteli puolivuotiskatsauksen. Yhdistyksen hallitus oli kokoontunut kuusi kertaa. Hallitus oli keskittynyt erityisesti jäsenetuihin. Lisäksi perustettu neljän hengen työryhmä keskittyi sähköisiin jäsenetuihin. Hallituksen jäsenten toimikuvat oli päätetty. Yhdistykselle oli päätetty ohjeelliset englannin- ja ruotsinkieliset nimet: Kontu Internet Community ja Nätgemenskap Kontu.

Yhdistyksen tilillä oli jäsenmaksuja noin 290 euroa, joista erääntyy maksettavaksi yhdityksen paitatilaus 270 euroa. The Miitti-maksuista oli pystytty hankkimaan yhdistykselle muurikkapannu, grillausvälinesetti, toimistotarvikkeita ja pallo.

Húrinin lasten tarina -tapahtuma oli järjestetty Suomalaisessa kirjakaupassa Tampereella yhdessä Suomen Tolkien-seuran Filkkifriikkien kanssa. Raportti tapahtumasta oli julkaistu Legolas-lehdessä. Suomen Tolkien-seuran kanssa oli viritelty muutakin yhteistyötä.

Kontusormus-asiaa oli Nerwen selvittänyt. Paidat, joissa on Jaamarin ideoima yhdistyksen logo, oli tilattu ja saatu. Puheenjohtaja oli selvitellyt vastuuvakuutusten ottamista yhdistyksen jäsenille The Miitin ajaksi tulevaisuudessa.

§ 6: Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle

Päätettiin myöntää vastuuvapaus hallitukselle.

§ 7: Toimintasuunnitelman vahvistaminen, tulo- ja menoarvio, jäsenmaksun suuruus ja yhteisöjäsen-asia

Yhdistyksen puheenjohtaja esitteli toimintasuunnitelman vuodelle 2007. Toimintasuunnitelma vahvistettiin.

Varsinainen tulo- ja menoarviota ei ollut esittää. Yhdistyksellä oli 28.7.2007 41 jäsentä. Yhdistyksen tuloina jäsenmaksuista oli kertynyt noin 290 euroa. Yhdistyksen menoja paidoista oli 270 euroa ja The Miittistä 800 euroa, joka katetaan osallistujilta kerätyistä osallistumismaksuista. Siirrettiin päätökset jäsenmaksun suuruudesta käsiteltäväksi yhteisöjäsen asian jälkeen.

Dúnadan esitteli yhteisöjäsen-asian. Ehdotettiin ja hyväksyttiin, että yhteisöjäsenillä on yksi äänivaltainen edustaja yhdistyksen vuosikokouksissa eikä yhteisöjäsenille myönnetä jäsenetuja. Ehdotettiin ja päätettiin, että yhdistyksen sääntöjä muutetaan seuraavasti:

§3 lauseeseen Yhdistyksen jäsen voi olla varsinainen jäsen, kunniajäsen tai kannattajajäsen lisätään sanat tai yhteisöjäsen muuttaen lauseen muotoon Yhdistyksen jäsen voi olla varsinainen jäsen, kunniajäsen, kannattajajäsen tai yhteisöjäsen.

§5 Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous muutetaan muotoon Varsinaisilta, kannattaja- ja yhteisöjäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

Ehdotettiin, että varsinaisten jäsenten jäsenmaksu säilytettäisiin kahdeksassa eurossa ja kannattaja- ja yhteisöjäsenten jäsenmaksu olisi viisinkertainen varsinaisiin jäseniin verrattuna eli 40 euroa. Ehdotus hyväksyttiin.

§ 8: Uuden hallituksen koon vahvistaminen sekä hallituksen puheenjohtajan ja muiden jäsenten valinta

Keskusteltiin yhdistyksen hallituksen koon kasvattamisesta yhdellä jäsenellä viidestä kuuteen. Ehdotettiin ja vahvistettiin hallituksen kokoonpanoksi puheenjohtaja, kuusi jäsentä ja kolme varajäsentä.

Hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Incánus yksimielisellä päätöksellä. Hallituksen muiksi jäseniksi ehdotettiin Samoojaa, Dúnadania, Nerweniä, Haltiamieltä, Novaa, Luuttuajaa, Hathaldiria, Nessietä ja Vanamoa. Ehdokkaat esittelivät itsensä ja puheenjohtaja esitteli Luuttuajan, joka ei ollut päässyt kokoukseen. Ehdotettiin, että äänestetään hallituksen kuudesta jäsenestä ja kolme viimeistä valitaan varajäseniksi.

Meppin saapui kokoukseen klo 15.25.

Valittiin suljetulla lippuäänestyksellä hallituksen jäseniksi Samooja, Dúnadan, Nerwen, Haltiamieli, Nova ja Luuttuaja sekä varajäseniksi Nessie, Hathaldir ja Vanamo.

§ 9: Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valinta

Valittiin yksimielisellä päätöksellä tilintarkastajaksi Fica ja varatilintarkastajaksi Kheron.

§ 10: Yleistä keskustelua

Ilmoitettiin, että syyskuussa on kansainvälinen Tolkien-viikko Bilbon ja Frodon syntymäpäivän 22.9. aikaan. Keskusteltiin yhdistyksen säännöistä.

§ 11: Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 15.42.