Yhdistys:Pöytäkirjat/2007-10-06

Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: Lauantai 6.10.2007 klo 12:00

Paikka: Vesilahden Lammasniemessä

Paikalla olivat Luuttuaja, Incánus, Nerwen, Haltiamieli, Dúnadan, Sillanrakentaja, Samooja, Nova, Henane, Miccoh, Erestor ja Juspe.

§ 10: Kokouksen avaaminen

Kokous avattiin klo 12.00.

§ 11: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 12: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Nerwen ja Haltiamieli.

§ 13: Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin.

§ 14: Turvallisuusvastaavan valitseminen

Hallitus päätti, että hallituksen tapahtumavastaava toimii myös turvallisuusvastaavana.

§ 15: Tarvikelainausehdot

Nova esitteli luonnoksen yhdistyksen tarvikelainausehdoiksi. Hallitus päätti muokata luonnosta siten, että kohta 2. muutettiin alakohdaksi 1.2, kohta 3. alakohdaksi 2.1 ja kohta 4. alakohdaksi 2.2. Kohta 5 muuttui siten kohdaksi 3 ja kohta 6 kohdaksi 4. Kohtaa 3 muokattiin vielä muotoon "Hallitus voi kuitenkin päättää veloittaa tapahtuneesta vastuullista mikäli vahingon voidaan katsoa johtuneen vakavasta huolimattomuudesta tai tahallisuudesta."

§ 16: Budjetti

Dúnadan esitteli ehdotuksensa budjetiksi kaudelle 1.9.2007 - 31.8.2008. Hallitus hyväksyi sen pienin muutoksin.

§ 17: Miittiläisten vakuuttaminen

Dúnadan kertoi yhdistyksen saaneen kahdelta yhtiöltä tarjouksen vastuuvakuutukseksi yhdistyksen tapahtumiin. Hallitus päätti, että vakuutuksesta käydään vielä keskustelua Verkkoyhteisön sisällä. Dúnadan lupasi selvittää vakuutusasiaa vielä edelleen.

§ 18: Käytäntö lupalaputtomien, alaikäisten miittiläisten kanssa

Hallitus päätti, että mikäli yhdistyksen tapahtumiin saapuu alaikäisiä osanottajia ilman vaadittua lupalappua, pyritään ensimmäisenä saamaan yhteys ko. osanottajan huoltajaan. Mikäli huoltaja tällöin on suostuvainen jättämään lapsensa tapahtumaan, saa tämä yhdistyksenkin puolesta jäädä. Mikäli huoltaja ei kuitenkaan tähän suostu, sovitaan hänen kanssaan mahdollisuuksien mukaan, kuinka toimitaan. Osanottaja voidaan tämän jälkeen toimittaa esimerkiksi lähimmälle juna-asemalle tai muuhun vastaavaan paikkaan. Viimeisenä vaihtoehtona lupalaputon osanottaja voidaan pitää tapahtumassa siten, että häntä pidetään jatkuvan tarkkailun alla.

§ 19: Kontu-sormus

Nerwen ehdotti suunnittelukilpailua tulevan Kontu-sormuksen mallista. Hallitus päätti järjestää kaikille avoimen suunnittelukilpailun, josta tiedotetaan Konnun verkkosivuilla. Kilpailuun osallistuneiden teosten kesken pidetään Vihreässä Lohikäärmeessä neuvoa antava äänestys. Äänestyksen jälkeen hallitus julkistaa lopullisen suunnittelukilpailun voittajan. Deadlineksi suunnitteluehdotuksille asetettiin 10.11. Hallitus päättää lopullisen voittajan 24.11 pidettävässä kokouksessa. Mahdollisena voittajan palkintona mainittiin ilmainen Kontu-sormus tai vaihtoehtoisesti jokin muu yhdistyksen tarjoama hyödyke.

§ 20: Kultaisen Ahvenen tulevaisuus

Konnun IRC-kanava Kultainen Ahven sijaitsee TheOneRing.net -palvelimella. Palvelimella on kuitenkin viime aikoina ollut huomattavan paljon käyttökatkoksia, jotka ovat ärsyttäneet kontulaisia. Keskustelua on käyty siitä, tulisiko Ahvenen vaihtaa IRC-palvelintaan. Vaihtoehtoina uudeksi palvelimeksi on mainittu Tolkien Gateway, jonka kanssa Kontu tekee wiki-yhteistyötä, Freenode, jolla sijaitsee Konnun yhdistyksen IRC-kanava, sekä QuakeNet. Mainittiin, että epävakaus saattaisi olla ongelma myös Tolkien Gatewayllä. QuakeNetiä pidettiin vakaana, mutta toisaalta vähemmän yhteisöllisenä vaihtoehtona. Hallitus päätti pitää yhdistyksen IRC-kanavat toistaiseksi nykyisillä palvelimillaan. TheOneRing.netiin ollaan yhteydessä. Jotta Ahven jäisi TheOneRing.netiin, tulisi Konnun saada siellä lisää päätäntävaltaa. TORN:in tulisi myös antaa selkeä aikataulu teknisten ongelmiensa korjaamiseen. Konnun tulisi myös saada yksi valvottu IRC-kanava lisää TORN:iltä. Konnun tulee myös painottaa, että sen yhteyksiä TORN:iin hoitaa yhdistyksen hallitus, eikä enää Merri.

§ 21: Seuraavan kokouksen ajankohta

Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohdaksi päätettiin 24.11 klo 13.00. Kokous pidetään Vesilahti-miitin yhteydessä.

§ 22: Muut esille tulevat asiat/ilmoitusasiat

• Yhdistyksen IRC-kanavalla oppeina ovat toistaiseksi vanhan hallituksen jäsenet, ennen kuin opit saadaan vaihdettua uuden hallituksen mukaisiksi.

• Hathaldir hoitaa yhdistyksen jäsenrekisterin toimittamisen Konnun nettisivustolle.

• Yhdistys on ollut yhteydessä Patentti- ja rekisterihallitukseen yhdistyksen sääntömuutoksista. PRH saa käsiteltyä muutokset kenties joulukuussa.

• Nerwen mainitsi mahdollisuuden kirjoittaa jutun Amon Hen -lehteen. Juttu voitaisiin tehdä jo tämän vuoden puolella, ja kenties yhteistyössä Suomen Tolkien-seuran kanssa.

• Nova lupasi selvittää, voisiko Kontu-aiheisia jääkaappimagneetteja tehdä yhdistykselle. Hän selvittää myös yhdistyksen tuotteiden postittamista jäsenille.

• Suomen Tolkien-seuran ja Konnun yhteisiä miittejä on alustavasti suunniteltu Tampereelle ja Helsinkiin.

§ 23: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)

Yhdistys oli saanut yhden uuden jäsenhakemuksen. Hakemus hyväksyttiin, ja liityttyään lokakuussa ko. jäsenen suorittama jäsenmaksu kattaa myös vuoden 2008.

§ 24: Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 15.24.