Yhdistys:Pöytäkirjat/2007-02-10

Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: Lauantai 10.2.2007 klo 13:00

Paikka: Vesilahden Lammasniemessä

Läsnä: Luuttuaja, Incánus, Nerwen, Haltiamieli, Merri, Dúnadan, Vanamo, CAPS, Samooja, Nova, Lehtokuusama, Vehka ja Sami.

§ 1: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 13.03.

§ 2: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kaikki hallituksen jäsenet olivat paikalla, ja kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 3: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Haltiamieli ja CAPS.

§ 4: Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin muutoksin. Kohdaksi viisi lisättiin Hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirjan vahvistaminen. Kohdan 12 momentiksi 3 lisättiin kohta Yhdistyksen kotisivut ja kohdaksi 13.6 Rahastonhoitajan toimenkuva. Kohdaksi 16 lisättiin Seuraavan kokouksen ajankohdasta päättäminen ja Jäsenhakemusten käsittely siirrettiin viimeiseksi kohdaksi ennen kokouksen päättämistä.

§ 5: Hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirjan vahvistaminen

Järjestäytymiskokouksen pöytäkirja hyväksyttiin ja sen allekirjoittivat Dúnadan, Haltiamieli, Samooja ja Incánus.

§ 6: Tilinkäyttöoikeuden myöntäminen rahastonhoitaja Merrille

Incánuksen ehdotuksesta hallitus päätti yksimielisesti antaa tilinkäyttöoikeuden Merrille.

§ 7: Logokilpailun palkinto

Verkkoyhteisö Kontu ry:n logokilpailu päättyy helmikuun lopussa. Tämän jälkeen suoritetaan yleisöäänestys voittajasta. Hallitus valitsee äänestyksen jälkeen lopullisen voittajan. Hallitus voi halutessaan muokata voittanutta ehdotusta kysyttyään ensin tähän luvan tekijältä.

Palkinnoksi päätettiin myöntää yhden vuoden ilmainen jäsenyys yhdistyksessä sekä ensimmäisistä myyntiin tulevista tavaroista esimerkiksi paita.

§ 8: Jäsenedut

Pidempiä allekirjoituksia tai erilaisia avatar-kehyksiä jäsenille ei kannatettu, sillä Käärmeessä lähetetyissä viesteissä näkyviä jäsenyyden tunnuksia ei pidetty suotavana, ja lisäksi esimerkiksi kaikilla ei ole avatar-kuvaa. Alennettuja miittimaksuja jäsenille pidettiin myös huonona ajatuksena ainakin yhdistyksen nykyisessä rahatilanteessa, ja ajatus tästä hylättiin ainakin kuluvan vuoden ajaksi. Parempana pidettiin esimerkiksi ruoan ja muiden tarvikkeiden hankkimista miitteihin. Vanamo mainitsi, että ruokatarjoilutkin miitissä ovat osittain ongelmallisia, koska eri ihmisillä on erilaisia ruokavalioita ja esimerkiksi allergioita. Miittien kannalta pidettiin etuna sitä, että yhdistys voi maksaa miiteistä koituvat yllättävät lisäkulut, joiden takia on aiemmin pitänyt kerätä kolehtia miittiläisiltä. Yhdistyksen tämänhetkistä rahatilannetta pidettiin hyvänä.

Samooja esitti, että tänä vuonna keskitytään jäsenetuihin, jotka eivät maksa yhdistykselle. Tämä sai kannatusta. Mainittiin mahdollisten Kontu-tuotteiden myyminen jäsenille alennettuun hintaan. Nerwen piti tätä ongelmallisena, sillä ensin tarvitaan rahaa tuotteiden teettämiseen. Haltiamieli lupasi selvittää tuotteiden myymiseen liittyvän lainsäädännön. Yhteistyötä erilaisten liikeyritysten, kuten kirjakauppojen kanssa, pidettiin periaatteessa hyvänä, mutta arveltiin, että yhdistyksellä täytyy olla vähän historiaa ennen kauppa-alennusten myöntämistä. Kun yhdistys saa itselleen logon, suunniteltiin teettää paitoja ja rintanappeja.

Vihreän Lohikäärmeen kustomointia jäsenille pidettiin hyvänä ideana. Kannatettiin sivujen piilottamisen, suosikkilistauksen ja kaverilistauksen mahdollistamista jäsenille. Niin ikään kannatettiin profiilin kuvan mahdollistamista, profiilin muuta kustomointia ja profiilitekstin pidentämistä jäsenille. Myös jopa kolmen eri tittelin ehdottamista toiselle käyttäjälle pidettiin sopivana jäsenetuna. Merri lupasi tittelin poistomahdollisuuden kaikille käyttäjille, riippumatta siitä, onko jäsen vai ei. Hyvänä jäsenetuna pidettiin myös aikarajan poistamista lähetettyjen viestien välillä. Vehka otti esille mahdollisen tarpeen jäsenten omalle huoneelle Käärmeeseen. Hän ehdotti myös yksityisviestilaatikoiden suurentamista jäsenille. Nerwen esitti yksityisviestien ensimmäisen rivin näkymistä jo ennen viestin avaamista. Tämä ominaisuus ei olisi kuitenkaan jäsenetu, vaan tulisi voimaan kaikille käyttäjille. Ensimmäisille Käärmeen jäseneduille asetettiin aikarajaksi 1.3.

Vehka mainitsi mahdollisuuden saada kenties alennusta Fantasiapeleistä. Tähän tarvittaisiin luonnollisesti yhdistyksen jäsenkorttia. Nerwen mainitsi myös Suomalaisen Kirjakaupan potentiaalisena yhteistyökumppanina, asiaa kysytään Suomalaisesta Hurinin lapset -kirjan jonotuksen jälkeen.

Dúnadan esitti korotettua miittimaksua ei-jäsenille, ja esitystä kannatettiin. Vehka otti puheeksi mahdollisen miitin kerran vuodesta ainoastaan jäsenille, ja tätä mietitään tulevaisuudessa.

Ilmaisia ruokatarjoiluja miiteissä mietittiin. Päätettiin, että yhdistyksen vuosikokouksessa pyritään jo tänä vuonna saamaan jäsenille ilmaiset kakkukahvit, mikäli rahatilanne sallii.

Ohjelmanumeroiden tukemista miiteissä pohditaan myöhemmin.

§ 9: Jäsenkortti

Haltiamieli esitti joka vuosi kilpailua jäsenkortin ulkoasusta. Dúnadan mainitsi mahdollisen tarpeen Konnun leimalle jäsenkortissa. Nerwen esitti, että sama kortti olisi käytössä monta vuotta. Vehkan mielestä itse tulostettava kortti laskisi kustannuksia. Luuttuaja mainitsi, että jäsenkortit eivät välttämättä aina ole muovitettuja eivätkä leimattuja. Nerwen esitti muovitettua pahvikorttia jäsenkortiksi, tätä kannatettiin sen edullisuuden vuoksi. Kortti päätettiin hankkia, Nerwen selvittää kortin materiaalin vaikutusta yritysten alennuksiin. Ennen jäsenkortin tekemistä tavitaan kuitenkin yhdistyksen logo.

§ 10: Yhdistyksen nimikäännökset

Luuttuaja lupasi hoitaa Verkkoyhteisö Kontu ry:n nimen ruotsinnoksen. Myös saksankielistä nimeä pidettiin mahdollisena. Englanninkielistä nimeä selvittää Dúnadan. Nimikäännökset selvitetään, ja valmiit nimikäännösehdotukset käsitellään ensi kokouksessa,

§ 11: The Miitin siirtäminen Novan nimistä yhdistyksen nimiin

Hallitus päätti siirtää The Miitin 2007 yhdistyksen nimiin. Uusi hakemus lähetetään yhdistyksen nimissä saatekirjeineen Petäjäveden leirikeskukseen.

§ 12: Yhdistys suhteessa Kontuun ja Käärmeeseen

§ 12.1: Vihreän Lohikäärmeen miittialueet

Käärmeen Myytit-osio muutetaan Yhdistyksen tapahtumahuoneeksi, ja The Miitin viestiketjut yhdistetään myös siihen. Tähän huoneeseen kootaan tulevaisuudessa kaikki yhdistyksen järjestämät tapahtumat.

§ 12.2: Työryhmän perustaminen Konnun ja Käärmeen kehittämiseksi

Yhdistys maksaa domainmaksut ja vastaa muun muassa sivuston tekijänoikeuskysymyksistä. Perustettava työryhmä rajaa keskenään tehtävät. Pyritään myös siihen, että toimivia asioita ei muuteta. Työryhmään päätettiin valita Dúnadan, Merri, Nerwen ja Sillanrakentaja. Yhdistyksen kotisivut tehdään Konnun beta-version alle. Betasta pyritään saamaan mahdollisimman pian varsinainen Konnun sivusto, ja sinne sijoitetaan muun muassa jäsenrekisteri. Konnun betaversiossa sisäänkirjautuminen koskee koko Kontua, ei vain Käärmettä, ja siinä on ero nykyiseen systeemiin. Jäsenrekisteri päätettiin saada verkkoon toukokuun loppuun mennessä.

§ 13: Hallitusroolien toimenkuvat ja valtuudet

§ 13.1: Verkkovastaavan toimenkuva

Verkkovastaava toimii linkkinä hallituksen ja konnavahtien välillä ja pitää myös yhteyttä muihin nettisivustoihin. TORN haluaisi pitää Merrin yhteyshenkilönään, mutta yhdistyksen tulee selittää TORNille, että Nerwen on nyt nimetty tehtävään. Verkkovastaava toimii myös esim. KontuWikin vastuuhenkilönä. Risingshadow -sivuston kanssa tehtäneen yhteistyötä jonotuksessa.

§ 13.2: Tapahtumavastaavan toimenkuva

Tapahtumavastaavalla on päävastuu yhdistyksen tapahtumista. Tapahtumavastaava osallistuu omalta osaltaan vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman kirjoittamiseen. Miittimaksut maksetaan toistaiseksi tapahtumavastaavan henkilökohtaiselle pankkitilille. Tapahtumavastaava myös vetää The Miitin järjestäjäporukkaa. Mikäli tapahtumavastaava tai kukaan muu hallituksen jäsen ei ole yhdistyksen tapahtumassa paikalla, hallitus valtuuttaa jonkun muun yhdistyksen jäsenen vastuuhenkilöksi.

§ 13.3 Sihteerin toimenkuva

Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjat kokouksista ja tarkistuttaa ne. Hän myös vie pöytäkirjan nettiversiot verkkoon. CAPS kysyi, tarvitaanko Konnussa erillistä tiedottajaa. Päätettiin, ettei tarvita, vaan jokainen hallituksen jäsen tiedottaa omasta vastuualueestaan, ja muusta tiedottamisesta vastaa puheenjohtaja. Päätettiin, että sama henkilö toimii niin yhdistyksen kuin sen hallituksenkin sihteerinä aina silloin, kun hän on paikalla.

§ 13.4 Varapuheenjohtajan toimenkuva

Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan sijaisena silloin kun tämä on estynyt. Hän pysyy myös hyvin perillä yhdistyksen yleisistä asioista.

§ 13.5 Puheenjohtajan toimenkuva

Puheenjohtaja laatii kokousten esityslistat, kutsuu kokoukset koolle, johtaa puhetta kokouksissa ja hoitaa tai delegoi tiedotuksen ja muut yhdistyksen asiat silloin, kun niitä ei ole määrätty kenellekään muulle. Puheenjohtaja myös edustaa yhdistystä ulospäin.

§ 13.6 Rahastonhoitajan toimenkuva

Rahastonhoitaja seuraa yhdistyksen tilitapahtumia ja valvoo sitä, että rahat käytetään oikeaan tarkoitukseen. Hän tekee myös tilinpäätöksen ja hoitaa budjetin hallinnan.

§ 14: Uuden vastuualueen perustaminen: Tarvikevastaava

Tarvikevastaava on vastuussa yhdistyksen tuotemyynnistä ja miittitarvikkeiden hoidosta, lainaamisesta ja palautuksista. Tarvikevastaavaksi valittiin Nova, ja hallituksessa tarvikevastaavan suuntaan toimii yhteyshenkilönä varapuheenjohtaja.

§ 15: Yhteisöjäsenien huomioiminen

Yhteisöjäsenten huomioimista päätettiin käsitellä seuraavassa kokouksessa.

§ 16: Seuraavan kokouksen ajankohdasta päättäminen

Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallitus kokoontuu internetissä 10.3 myöhemmin ilmoitettavana ajankohtana. Hallituksen jäsenet lähettävät omat tekstinsä toimintasuunnitelmaa varten 28.2. mennessä sihteerille, joka muotoilee toimintasuunnitelmaluonnoksen ja lähettää sen puheenjohtajalle viikon kuluessa.

§ 17: Muut esille tulevat asiat/ Ilmoitusasiat

Scifi- ja fantasiaseurojen yhteistyöelin Spektre järjestää Tampereella 3.3. kokouksen, jossa Kontua edustavat Incánus ja Nerwen. Samooja mainitsi tuet, joita Verkkoyhteisö Kontu voi viimeistään ensi vuonna hakea. Tällaisia tukia ovat muun muassa Vesilahden kunnan tuki ja opetusministeriön tuki. Suomalaisilta europarlamentaarikoilta voi kysyä erilaisista EU:n myöntämistä tuista. Mitä aktiivisemmin Kontu järjestää erilaisia tapahtumia ja muuta toimintaa, sitä todennäköisempiä ovat mahdollisuudet tukien saamiseksi. Dúnadan mainitsi uutisoidun ennakkopäätöksen, jonka mukaan voittoa tuottamattoman rekistöröidyn yhdistyksen internetsivuilla voi näkyä tilinumero, johon sivuston lukija voi halutessaan lahjoittaa rahaa. Tätä ei siis pidetä varainkeruuna. Dúnadan mainitsi myös Googlen kätevän tekstinkäsittelypalvelun, jota halutessaan voitaisiin hyödyntää myös hallituksen tarpeisiin.

§ 18: Jäsenhakemusten käsittely (suljetuin ovin)

Yhdistyksen uusiksi jäseniksi hyväksyttiin 11 hakijaa, ja yhtäkään hakemusta ei hylätty.

§ 19: Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 17.25.