Yhdistys:Pöytäkirjat/2008-11-04

Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: Tiistaina 4.11 klo 20:00

Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net

Läsnä: Incánus, Haltiamieli, Samooja, Nova, Nerwen, Mic, Vanamo, Dúnadan, Jaamar

§ 11: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 20:07

§ 12: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 13: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Haltiamieli ja Mic valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi.

§ 14: Esityslistan hyväksyminen

Sormusprojekti siirrettiin pykälästä §15 pykälään §19, koska Henane ei päässyt paikalle kokouksen alkuun. Muuten esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 15: Avustusten hakeminen yhdistykselle

Incánus on täyttänyt avustushakemuksen Suomen lasten- ja nuortensäätiölle jotain budjettisummia lukuunottamatta. Incanus lähettää hakemuksen hallituksen jäsenten luettavaksi 5.11. Mahdollisten kommenttien jälkeen hakemus postitetaan.

Keskusteltiin myös mahdollisuudesta hakea muiltakin tahoilta rahaa, mutta koettiin että yhdistys oli vielä liian nuori ja pieni monien muiden avustusta jakavien tahojen listoille. Mikäli vapaaehtoisia löytyy lomakkeita täyttämään, voidaan asiaa kuitenkin harkita.

§ 16: Jaamarille oikeudet tapahtumien hallintaan

Jaamar oli ilmoittanut halukkuutensa mahdollisesti toimia tulevaisuudessa yhdistyksen tapahtumavastaavana ja Samooja on suotunut opastamaan Jaamaria toimenkuvan tehtäviin kuluvan hallituskauden ajalla.

Dúnadan ilmoitti että kaikilla hallituksen jäsenillä on pääsy tapahtumien hallintaan joten oikeuksien anto ei vaadi erillistä hallituksen päätöstä.

§ 17: The Miitin matkakorvaushakemusten hyväksyntä

Koska laskujen maksamiseen tarvitaan oletusarvoisesti kuitti, pitää kaikkien kuitittomien laskujen maksamiseen olla erikseen hallituksen hyväksyntä.

Yhdistys on saanut kaksi matkakorvaushakemusta The Miitin puitteissa. Toinen oli Jaamarilta, jossa laskutettiin ilman polttoainekuittia Petäjäranta – Lappeenranta – Petäjäranta kuljetuksista 20 euroa. Tämän laskun hallitus hyväksyi. Toinen oli Novalta, jossa oli mukana polttoainekuitti. Tässä laskutettiin 52,83 euroa. Myös tämän laskun hallitus hyväksyi.

Henane saapui tämän pykälän käsittelyn aikana paikalle.

§ 18: Pikkujoulumiitin glögit ja piparit

Ehdotettiin, että viime vuoden perinteen mukaisesti yhdistys tarjoaa jäsenilleen pikkujoulumiitissä 5-7.12 ilmaiset glögit ja piparit. Muilta tarjoilusta laskutetaan pieni maksu.

Ehdotus hyväksyttiin ja Samooja tarjoutui vapaaehtoiseksi hoitamaan asiaa.

§ 19: Sormusprojekti

Henane on ollut yhteydessä Lahdessa sijaitsevaan oppilaitokseen, mutta syksyn päättötyöt oli jo aloitettu siellä. Seuraava mahdollisuus saattaa olla kevään päättötyöt joista Henane on lähettänyt 4.11 kyselyn Lahteen. Henanen ehdotuksesta päätettiin selvittää myös Kouvolan oppilaitoksen tilanne ja hinnat.

§ 20: Muut esille tulevat asiat

• Tracon
  • STS on ottamassa myyntipöydän Traconista 7.2.2009. Pöydän hinta on 30e seuroilta, joten STS:n kanssa jaetun pöydän hinta olisi 15e. Päätettiin osallistua tapahtumaan, joskin vapaaehtoisia myyjiä ei vielä tässä vaiheessa ilmoittautunut.
• Kersti Juvan muistaminen
  • Kersti Juva täytti 60 syyskuun 17.päivä. STS ja Verkkoyhteisö Kontu muistavat häntä lahjalla. Lahjan kustannukset jaetaan Suomen Tolkien Seuran kanssa 50/50. STS maksaa kulut ja laskuttaa Verkkoyhteisö Kontua jälkikäteen. Tähän päätettiin suostua mikäli kustannukset pysyvät kohtuullisina.
• Rismalahden avainten haku
  • Samooja ehdotti, että avaimet pyydettäisiin postittamaan hänelle ja hän aikoo olla paikalla mahdollisimman ajoissa lähtemällä matkaan heti aamulla.
• KontuWikin tietosuoja ja vastuuvapauskäytännöt
  • Haltiamieli on luonut sivut, joissa todetaan voimassaolevat tietosuojaa ja vastuuvapautta koskevat käytännöt ja lait. Sivut todettiin hyviksi ja julkaisukelpoisiksi.

§ 21: Jäsenhakemusten käsittely (suljettu)

Uusia jäsenhakemuksia oli saapunut, mutta ei jäsenmaksuja joten hakemuksia ei voitu käsitellä.

§ 22: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21:43